忙しさは、優先順位の裏返し

管理職になって、いちばん変わったのは、自分の時間がなくなったこと。朝、今日の計画を立てても、出社したとたんに、次々とトラブルが舞い込む。「急ぎの確認です」「ちょっと見てもらえますか」。気づけば、夕方。立てた計画は、ひとつも進んでいない。毎日、これの繰り返しでした。

「忙しさは、優先順位の裏返し」——そう言われても、他人の仕事が自分の優先順位を変えてしまう。自分のやりたい優先順位を、保てない。そんなとき、どうすればいいのか。

試行錯誤の末に、たどり着いたのは三つのことでした。一つ目。割り込みが来ることを、最初から前提にすること。一日の予定を八割だけ埋めて、二割は「何が起きてもいい時間」にする。トラブルは、そこに流し込む。二つ目。「急ぎ」を疑うこと。全部が本当に急ぎなわけではない。「いつまでに必要ですか？」と聞いてみると、半分の「急ぎ」は、明日でいいことに気づく。三つ目。自分の優先順位を、まわりに宣言すること。「今週はこれに集中しています」。そう言っておくだけで、割り込みは、驚くほど減る。

忙しさは、優先順位の裏返し。でも、優先順位は、他人に上書きされることもある。そんなときは、割り込みを受け入れる枠を、最初から作っておく。ぜんぶに応えようとしなくていい。あなたの「今日の一番」が守れれば、それで、十分です。